Dane adresowe i kontaktowe kontrahenta są używane w dokumentach, zleceniach, komunikacji i historii obsługi.

Najważniejsze dane

W kartotece kontrahenta mogą być przechowywane:

• nazwa firmy albo imię i nazwisko,
• NIP,
• adres,
• kraj,
• telefon,
• e-mail,
• dodatkowe osoby kontaktowe,
• uwagi.

Kiedy aktualizować dane

Aktualizuj dane, gdy:

• klient zmienił adres,
• zmienił się numer telefonu albo e-mail,
• dane z dokumentu są niepoprawne,
• firma zmieniła nazwę,
• kontrahent podał nowe dane rozliczeniowe.

Wpływ na dokumenty

Dane kontrahenta mogą być używane przy wystawianiu nowych dokumentów. Dokumenty już wystawione mogą zachowywać dane z chwili wystawienia, dlatego poprawa kartoteki nie zawsze zmienia starsze dokumenty.

Dobre praktyki

• nie nadpisuj danych firmy danymi osoby kontaktowej,
• dla firm trzymaj NIP w jednym, poprawnym formacie,
• przy ważnych dokumentach sprawdzaj dane przed wystawieniem,
• zapisuj aktualne dane kontaktowe, bo ułatwiają obsługę zleceń.

Najczęstsze problemy

Dane na dokumencie są inne niż w kartotece

Dokument mógł zapisać dane nabywcy z momentu wystawienia. Sprawdź podgląd dokumentu i historię zmian.

Brakuje NIP

Uzupełnij NIP w kartotece przed wystawieniem faktury dla firmy.