Regulamin Warigo

Data publikacji: XXXXXX

1. Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy regulamin określa zasady korzystania z aplikacji Warigo, dostępnej w modelu SaaS.
  2. Operatorem Usługi jest Warigo sp. z o.o. z siedzibą w Kielcach, z adresem do korespondencji: Malików 150d, 25-635 Kielce, e-mail: [email protected].
  3. Dane rejestrowe Operatora: KRS: XXXXXX, NIP: XXXXXX, REGON: XXXXXX.
  4. Usługa jest przeznaczona dla przedsiębiorców i innych podmiotów korzystających z niej w ramach działalności gospodarczej lub zawodowej, w szczególności dla warsztatów samochodowych i podmiotów prowadzących obsługę napraw, sprzedaży, magazynu, dokumentów i komunikacji z klientami.
  5. Korzystanie z Usługi oznacza akceptację niniejszego regulaminu.

2. Definicje

  • Operator – Warigo sp. z o.o., podmiot udostępniający Usługę.
  • Usługa – aplikacja Warigo wraz z funkcjami udostępnianymi przez internet.
  • Warsztat – klient korzystający z Usługi w ramach swojej organizacji lub jednoosobowej działalności.
  • Konto – konto użytkownika uprawnionego do korzystania z Usługi.
  • Właściciel Warsztatu – osoba zakładająca Warsztat lub zarządzająca nim z uprawnieniami administracyjnymi.
  • Pracownik – osoba dodana do Warsztatu przez Właściciela Warsztatu lub innego uprawnionego administratora.
  • Dane Warsztatu – wszystkie dane wprowadzone do Usługi przez Warsztat, w szczególności dane klientów, pojazdów, zleceń, dokumentów, magazynu, raportów i komunikacji.

3. Warunki założenia konta

  1. Konto Warsztatu może założyć przedsiębiorca albo osoba działająca w imieniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu, który będzie korzystać z Usługi w ramach działalności gospodarczej lub zawodowej.
  2. Osoba zakładająca Warsztat oświadcza, że jest uprawniona do:
    – zawarcia umowy o korzystanie z Usługi,
    – wprowadzania danych do systemu,
    – zapraszania lub dodawania pracowników do Warsztatu.
  3. Właściciel Warsztatu może tworzyć konta pracowników oraz nadawać im odpowiednie role i uprawnienia.
  4. Warsztat odpowiada za prawidłowość danych podanych przy rejestracji oraz za aktualizowanie ich w razie zmian.

4. Zakres Usługi

  1. Warigo jest systemem do obsługi warsztatu, który może obejmować w szczególności:
    – zarządzanie klientami i kontaktami,
    – zarządzanie pojazdami,
    – prowadzenie wycen i zleceń naprawy,
    – obsługę dokumentów sprzedaży i wybranych dokumentów kosztowych,
    – obsługę magazynu, inwentaryzacji i przechowywania opon,
    – generowanie raportów,
    – generowanie i wysyłkę wybranych plików i dokumentów wymaganych przez prawo,
    – integracje z usługami zewnętrznymi, w tym KSeF, pocztą elektroniczną, płatnościami i narzędziami komunikacji.
  2. Szczegółowy zakres funkcji zależy od wybranego planu, konfiguracji Warsztatu oraz aktualnego stanu rozwoju Usługi.
  3. Operator może rozwijać, modyfikować albo wycofywać wybrane funkcje, jeżeli jest to uzasadnione rozwojem produktu, względami bezpieczeństwa, zmianami prawa albo zmianami technicznymi.

5. Plany, trial i opłaty

  1. Warigo udostępnia okres testowy oraz plany płatne i subskrypcyjne.
  2. Zasady biznesowe dotyczące planów i rozliczeń są zgodne z aktualną ofertą prezentowaną w Usłudze albo uzgodnioną indywidualnie z Warsztatem i obejmują w szczególności:
    – okres testowy trwający 30 dni na najwyższym planie standardowym,
    – plany płatne rozliczane miesięcznie albo rocznie,
    – dodatkowe pakiety pracowników, miejsca i SMS, jeżeli są dostępne w danym planie,
    – wygasanie instancji w przypadku braku płatności albo zakończenia okresu testowego bez opłaty,
    – usunięcie danych wygasłych instancji po 90 dniach od wygaśnięcia.
  3. Płatności za Usługę mogą być realizowane z wykorzystaniem zewnętrznych operatorów płatności.
  4. O ile nie uzgodniono inaczej indywidualnie, opłata za plan lub odnowienie planu musi zostać uiszczona w terminie wskazanym w procesie zamówienia albo na dokumencie rozliczeniowym.
  5. Brak terminowej płatności może skutkować ograniczeniem funkcji, zablokowaniem dostępu do Usługi albo przejściem Warsztatu do statusu wygasłego.

6. Zasady korzystania z Usługi

  1. Warsztat zobowiązuje się korzystać z Usługi zgodnie z prawem, regulaminem i dobrymi obyczajami.
  2. Zabronione jest:
    – dostarczanie treści bezprawnych,
    – naruszanie praw osób trzecich,
    – podejmowanie prób nieuprawnionego dostępu do danych lub infrastruktury,
    – obchodzenie limitów planu albo zabezpieczeń Usługi,
    – wykorzystywanie Usługi w sposób mogący zagrażać jej stabilności lub bezpieczeństwu.
  3. Warsztat odpowiada za:
    – konta swoich pracowników,
    – nadane im uprawnienia,
    – dane wprowadzone do systemu,
    – legalność przetwarzania danych osobowych swoich klientów i pracowników.
  4. Warsztat powinien zabezpieczyć dostęp do kont, w tym dbać o poufność haseł i danych logowania.

7. Dane i dokumenty wprowadzane przez Warsztat

  1. Warsztat zachowuje prawa i odpowiedzialność do Danych Warsztatu wprowadzonych do Usługi.
  2. Operator nie weryfikuje merytorycznej poprawności wszystkich danych i dokumentów wprowadzanych przez Warsztat, chyba że co innego wynika z konkretnej funkcji systemu.
  3. Warsztat odpowiada za:
    – poprawne wystawianie dokumentów,
    – prawidłowe oznaczanie danych kontrahentów,
    – zgodność danych przesyłanych do KSeF i innych systemów zewnętrznych,
    – realizację obowiązków informacyjnych wobec osób, których dane przetwarza.

8. Integracje zewnętrzne

  1. Usługa może korzystać z integracji zewnętrznych, w tym w szczególności:
    – KSeF,
    – systemów poczty elektronicznej,
    – operatorów płatności,
    – dostawców usług SMS,
    – narzędzi infrastrukturalnych i hostingowych.
  2. Korzystanie z niektórych funkcji może wymagać aktywnej konfiguracji integracji przez Warsztat.
  3. Operator nie odpowiada za przerwy, błędy lub ograniczenia po stronie systemów zewnętrznych, na które nie ma realnego wpływu.
  4. W przypadku integracji z KSeF Warsztat odpowiada za prawidłowe dane identyfikacyjne, uprawnienia i autoryzacje wymagane przez przepisy oraz przez sam system KSeF.

9. Wymagania techniczne

  1. Do korzystania z Usługi wymagane są:
    – urządzenie z dostępem do internetu,
    – aktualna przeglądarka internetowa,
    – aktywny adres e-mail do obsługi konta,
    – w przypadku wybranych funkcji dodatkowa konfiguracja urządzeń, podpisów lub integracji.
  2. Operator dokłada staranności, aby Usługa była dostępna w sposób ciągły, jednak może występować konieczność przerw technicznych, aktualizacji lub prac serwisowych.

10. Bezpieczeństwo i kopie zapasowe

  1. Operator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru Usługi, w tym mechanizmy uwierzytelniania, rozdzielenie danych tenantów, logowanie zdarzeń, kopie zapasowe i kontrolę dostępu.
  2. Operator może wykonywać kopie zapasowe danych w zakresie potrzebnym do zapewnienia ciągłości działania, odtworzenia danych i bezpieczeństwa Usługi.
  3. Dane usunięte lub dane Warsztatu po zakończeniu umowy mogą pozostawać czasowo w kopiach zapasowych do czasu ich nadpisania zgodnie z cyklem backupu.

11. Odpowiedzialność

  1. Operator odpowiada za świadczenie Usługi z należytą starannością, z uwzględnieniem jej charakteru jako oprogramowania SaaS.
  2. Operator nie odpowiada za:
    – nieprawidłowe dane wprowadzone przez Warsztat,
    – skutki decyzji biznesowych podjętych na podstawie danych z Usługi,
    – skutki nieprawidłowej konfiguracji kont, uprawnień lub integracji po stronie Warsztatu,
    – niedostępność lub błędy usług zewnętrznych.
  3. O ile bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej, odpowiedzialność Operatora za szkody pośrednie, utracone korzyści i szkody wynikające z przestoju działalności jest wyłączona.
  4. O ile bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej, łączna odpowiedzialność Operatora wobec Warsztatu z tytułu korzystania z Usługi jest ograniczona do kwoty odpowiadającej opłatom zapłaconym przez Warsztat za ostatnie 12 miesięcy poprzedzające zdarzenie.

12. Czas trwania umowy i zakończenie korzystania

  1. Umowa o korzystanie z Usługi jest zawierana na czas nieoznaczony, chyba że dla danego planu albo oferty uzgodniono inaczej.
  2. Warsztat może zrezygnować z Usługi w każdym czasie, z zastrzeżeniem rozliczenia już rozpoczętego okresu abonamentowego, jeżeli przepisy albo indywidualne ustalenia nie stanowią inaczej.
  3. Operator może ograniczyć lub rozwiązać dostęp do Usługi w przypadku:
    – rażącego naruszenia regulaminu,
    – korzystania z Usługi niezgodnie z prawem,
    – opóźnienia w płatnościach,
    – zagrożenia dla bezpieczeństwa Usługi lub innych klientów.
  4. Po zakończeniu korzystania dane Warsztatu będą przechowywane przez okres wynikający z modelu planów, wymogów prawa, backupów i procedur bezpieczeństwa, a następnie usuwane.

13. Reklamacje i kontakt

  1. Reklamacje dotyczące Usługi można składać na adres: [email protected].
  2. Zgłoszenie reklamacyjne powinno zawierać co najmniej:
    – dane identyfikujące Warsztat,
    – opis problemu,
    – w miarę możliwości datę i okoliczności wystąpienia problemu.
  3. Operator rozpatrzy reklamację w rozsądnym terminie, co do zasady do 14 dni, chyba że sprawa wymaga dłuższego wyjaśnienia.

14. Zmiany regulaminu

  1. Operator może zmienić regulamin z ważnych powodów, w szczególności z powodu:
    – zmian przepisów prawa,
    – zmian w Usłudze,
    – zmian modelu biznesowego lub bezpieczeństwa,
    – zmian organizacyjnych albo technicznych.
  2. O istotnych zmianach regulaminu Warsztat zostanie poinformowany z odpowiednim wyprzedzeniem, w szczególności za pośrednictwem Usługi albo poczty elektronicznej.
  3. Dalsze korzystanie z Usługi po wejściu zmian w życie oznacza akceptację nowego brzmienia regulaminu, chyba że obowiązujące przepisy wymagają innego trybu.

15. Postanowienia końcowe

  1. W sprawach nieuregulowanych regulaminem stosuje się przepisy prawa polskiego.
  2. Jeżeli jakiekolwiek postanowienie regulaminu okaże się nieważne albo nieskuteczne, pozostałe postanowienia zachowują moc.
  3. Aktualna wersja regulaminu obowiązuje od daty publikacji wskazanej na początku dokumentu.